档案管理政策
通过日期:2020年4月
审核日期:四旬期2023
- Statement of policy
- Scope of the policy and definitions
- Responsibilities
- Relationship with other policies
- Guidance and procedures
- Contact人
澳门巴巴黎人APP-apple app store-澳门巴巴黎人APP排名-巴黎人排行榜将有效地管理其记录，以支持其核心功能, 遵守其法律和监管义务, 促进学院的有效整体管理，并允许建立适当的档案. 本文件提供有关政策范围及政策下Responsibilities的进一步详情.
Scope of the policy and definitions
这一政策适用于所有由学院拥有和创建的记录, 由研究员接收或维护, 工作人员, 学生和外部第三方代表学院或其相关社团履行职责. 它不适用于研究员大学或部门的教育或研究记录，也不适用于学生的个人学习, 教育或研究记录.
“记录”定义为“构成商业活动记录证据的任何文件或数据”，包括硬拷贝文件, 电子邮件和其他电子文件，方便学院的业务. 它们被保存下来作为澳门巴巴黎人APP-apple app store-澳门巴巴黎人APP排名-巴黎人排行榜交易和活动的证据.
“记录管理”被定义为“负责有效和系统地控制创建的管理领域”, 收据, 维护, 记录的使用和处置. 学院的一小部分记录将被选择作为学院档案的一部分永久保存, 作为历史研究和学院活动的永久记录.
学院 透过校董会，校董会有Responsibilities按照法律及监管规定，维护书院的纪录及纪录保存系统. 资讯及通讯策略委员会将负责检讨及执行该政策, 把日常的Responsibilities交给财务主管.
档案管理员和档案经理 负责制定良好记录管理规范的指南, 促进遵守这一政策，并全面监督存储不再需要的日常记录的半流动记录存储(SCRS). 档案管理员和档案经理也有Responsibilities将档案从SCRS转移到档案室.
个别员工 是否负责确保他们的记录准确完整地记录了他们的活动. 他们还必须确保他们的记录被创建, 按书院档案管理指引管理及处置.
委员会秘书 负责确保委员会业务的完整记录(包括议程, 文件(在会议前或会议上提交), 会议记录和委员会通信)被保存下来，以便最终纳入学院档案.
Relationship with other policies
本政策是在以下学院Statement of policy的背景下制定的:
档案管理员和档案经理将制定档案管理指南和使用SCRS的指南，并将其分发给所有受此政策影响的人员. 在过渡期间，直接与档案管理员和记录经理联系或访问 http://bcs.jiscinfonet.ac.uk/he/ 就高等教育界别的纪录保存期限提供意见.
部门经理必须按照指导方针执行程序，以确保遵守本政策.
档案管理员和档案经理很乐意就学院档案管理的任何方面提供建议. 有关保障资料及资讯自由的事宜，请与财务司司长联络.
丽莎·哈钦斯
档案管理员和记录经理
01223 762297
罗伯·霍普伍德
财务主管
01223 762247